Ik wil graag minder vergaderen

  • Berichtcategorie:Blog

Ik hoor vaak klachten over het aantal vergaderingen, de irrelevantie en inefficiëntie ervan. Het kost tijd en energie en haalt je uit je werkflow. Daarbij levert het extra werk op, bovenop je volle lijstje. En als je pech hebt, dan rol je van de ene in de andere vergadering, zonder ruimte voor jezelf. Wil je minder vergaderen en meer tijd voor je eigen werk?

Gegarandeerd minder vergaderen

De volgende adviezen zijn voor alle situaties waarbij je wordt uitgenodigd om deel te nemen aan een vergadering. Neem in gedachten dat je niet overal bij kunt zijn of hoeft te zijn. Naarmate je drukker bent, kun je wat strenger zijn.

I would like to have fewer meetings. Ik wil minder vergaderen.
Strategieën voor minder vergaderingen.

1. Wat is het doel?
Vraag naar het doel van de vergadering. Als er geen doel wordt gegeven, wijs dan de vergadering af. Want, als de vergadering geen doel dient, hoe kan het dan een zinvolle vergadering worden?
2. Wat is je rol?
Stel dat het doel wel helder genoeg is, wat is dan jouw mogelijke of gewenste bijdrage? Afhankelijk van het antwoordt heb je een aantal opties:
a. Je bent uitgenodigd uit beleefdheid.
Vriendelijk bedanken en afwijzen die vergadering.
b. Je bent nodig voor het leveren van informatie.
Staat deze informatie in een document? Stuur dan vooraf de informatie en wijs de vergadering af.
c. De uitkomst van de vergadering is nuttig voor jou.
Vraag om een samenvatting of notities van de vergadering.
3. Moet je er de hele tijd bij zijn?
Reserveer de tijd van de vergadering (accepteren) en communiceer dat je stand-by bent. Wees telefonisch bereikbaar, zodat ze jou erbij kunnen roepen als dat nodig is.

Stap

Als je teveel vergaderingen hebt, probeer dan één van deze strategieën bij je eerstvolgende uitnodiging. Vind je het lastig om ‘nee’ te zeggen lees dan de volgende paragraaf.

Dit is een tip uit het timemanagement boek: In tien minuten naar zeeën van tijd – Praktisch timemanagement voor minder stress en meer rust.