Ben jij een Gladiator?

De Romeinen hebben een hoop innovaties op hun naam staan, denk aan ons onderwijssysteem, het aquaduct en het riool. Ook op het gebied van oorlogsvoeren waren de Romeinen slimme jongens.

Eén van de innovaties van de oorlogvoerende Romeinen was het scutum, een groot rechthoekig schild. Eerder was het gebruikelijk een klein ovaal schild te dragen, vaak in combinatie met een lange speer of zwaard.
Een lang wapen was nodig om je vijand op afstand te houden. Zo’n lang wapen had echter een hoop nadelen. Het was zwaar en log. Het ging ten koste van je wendbaarheid en reactievermogen. Dus ontwikkelden de Romeinen een groot rechthoekig schild dat je hele lichaam beschermde. Dankzij dit schild konden de Romeinse soldaten de vijand veel dichter naderen, zonder verwond te raken. Zo hadden ze voldoende aan een veel kleiner zwaard. Dit kleine zwaard was beter te hanteren en vele malen doeltreffender dan een groot zwaard.

Wat heeft het Romeinse schild te maken met time management?

Als moderne kenniswerker ben je een soort Gladiator. Elke dag lever je een gevecht met je volstromende inbox, uitnodigingen voor overleg, verzoeken van je leidinggevende en een almaar langer wordende to do-lijst. Je kunt steeds harder gaan werken en steeds langere dagen maken (metafoor: een steeds groter en sterker wapen nemen), met als gevolg dat je flexibiliteit en kracht steeds verder afnemen. Wat je beter kunt doen is een goed schild ritselen en een manier vinden om jezelf tegen deze moderne aanvallen te beschermen.

Hoe bescherm je jezelf effectief tegen de bedreigingen op kantoor?

Er zijn verschillende dingen die je kunt doen om jezelf, en daarmee je productiviteit en rust, te beschermen in een kantooromgeving. Laten we de verschillende ‘vijanden’ eens onder de loep nemen. En kijken hoe jij jezelf goed verdedigt.

E-mail

E-mail vormt een constant gevaar voor je concentratie en focus. Tenminste, als je dat toelaat. Zet daarom al je meldingen uit. Sluit het scherm van je inbox en open hem op gezette tijden (niet vaker dan 4 x per dag). Gebruik je inbox niet als to-do lijst!

Smartphone

Een andere killer op de werkvloer, en o zo lastig te negeren. Ook hier geldt dat uit het oog en buiten je gehoor houden een goede eerste stap is. Daarbij kan het helpen om zoveel mogelijk apps te verwijderen om zo te voorkomen dat je bij het eerste teken van verveling of vastlopen naar je telefoon grijpt.

Social Media

Prima als je na je werk een uurtje gedachteloos wil Snapchatten. Echter, tijdens werktijd kun je social media maar beter links laten liggen. Behalve wanneer social media je corebusiness is, helpen social media je zelden bij het behalen van je doelen. Geen excuses dus. Just don’t.

Je kop in de bek van de krokodil

Dat we onszelf moeten beschermen tegen de aantrekkingskracht van telefoons en social media, dat weten we ondertussen wel. Wat doe je wanneer je leidinggevende je opbelt en vraagt of je even samen met hem naar dat rapport wilt kijken? Terwijl jij net midden in het afronden van een belangrijk project zit. ‘Nee’ zeggen, zeker tegen een leidinggevende, is ongeveer even aantrekkelijk als je hoofd in de bek van een krokodil steken. Toch zul je in de praktijk merken dat het lang niet zo gevaarlijk is als je denkt. Sterker nog, veel leidinggevenden zullen blij zijn met je duidelijkheid. Zolang ze voelen dat het geen onwil is van jouw kant en de bereidheid om mee te denken er is. Liever een vriendelijk ‘nee’ dan een ‘ja’ en het niet doen.

“Een ja tegen het een betekent automatisch een ‘nee’ tegen iets anders.“

Een duidelijke ‘nee’ geeft bovendien direct de mogelijkheid een andere oplossing te zoeken. Je kunt je leidinggevende bijvoorbeeld aanbieden het op een ander moment te doen, een deel van de taak te doen of aangeven wat de consequenties zijn van een  ‘ja’ voor andere taken. Zeg bijvoorbeeld: “Ik wil graag tijd voor je vrij maken om samen naar dat rapport te kijken, maar dat betekent wel dat ik project x naar morgen moet verschuiven”.

En collega’s…

Collega’s, je kunt niet met en niet zonder ze. Natuurlijk is het gezellig om af en toe een praatje te maken, en uiteraard wil je ze graag helpen als ze ergens niet uitkomen, maar niet als jij net met een klus bezig bent die je volle concentratie vraagt.
Open kantoortuinen zijn doorgaans niet de meest geschikte plekken om geconcentreerd te werken. Mocht je in een kantoortuin werken kijk dan of je een andere, stille werkplek kan regelen of een koptelefoon. Word je toch gestoord? Geef dan aan dat je druk bent met een taak die veel concentratie vraagt en doe direct een tegenvoorstel: “Ik ben net bezig met het afronden van project x. Kan ik je anders na de lunch even bij je terugkomen?”. Grote kans dat tegen die tijd je collega zelf al een oplossing heeft gevonden.

Een goede verdediging is het halve werk

Dit zijn enkele manieren om je te wapenen tegen de moderne vijanden en interrupties op kantoor. Niet door harder te gaan vechten, maar door je beter te verdedigen. Zo maak je meer voortgang met minder stress en meer plezier. Wil je je zo leren verdedigen? Wordt super effectief (zonder gewond te raken) met onze  online cursus time management.