Projectmanagement en het Geheim van de Havenmeester

Je hebt een drukke baan met veel verantwoordelijkheid. Er lopen verschillende projecten tegelijk. Je manager wacht op je input voor een rapport, je bent met een team van developers een nieuw product aan het ontwikkelen én je hebt een eigen project dat je tot een goed einde wil brengen. Je hopt voortdurend van taak naar taak en hebt het gevoel dat je overal en nergens tegelijk bent. De voortgang op je projecten hapert en aan het eind van de dag voel je je moe, gestrest en ontevreden met het werk dat je verzet hebt. Het Geheim van de Havenmeester kan je helpen.

Wat is het Geheim van de Havenmeester? 

Stel: een havenmeester heeft plaats voor vijf boten. Hij beschikt over vijf werknemers om de boten te lossen. Het kost één werknemer vijf dagen om één boot te lossen. Vijf werknemers lossen samen één boot in één dag. Er komen vijf boten de haven binnen. Wat is de meest efficiënte manier om de boten te lossen?

Voordat je verder leest wil ik je vragen hier even goed over na te denken, omdat het antwoord je wellicht zal verbazen. 

 

Het duurt toch allebei even lang?

Veel mensen doen het rekenwerk en komen tot de conclusie dat het niet uitmaakt op welke manier je de boten lost. Het duurt allebei even lang.Dat klopt. Toch valt er tijd te winnen. Wanneer de havenmeester elke kapitein een medewerker toewijst, zullen alle boten er vijf dagen over doen voor ze gelost zijn. Als de havenmeester echter vijf medewerkers lossers tegelijk naar één boot stuurt, zal deze boot diezelfde dag nog gelost zijn. Deze boot kan dan weer vertrekken naar een volgende bestemming. 

Dus hoewel het voor de hoeveelheid werk niet uitmaakt hoe het werk verdeeld wordt. Maakt het voor de boten (lees: projecten of taken) wel uit. Door ze een voor een af te werken kun je jouw deel afronden waarna anderen weer verder kunnen met hun deel. Dit is niet alleen efficiënter voor de organisatie. Het is ook nog eens prettiger werken voor jezelf.

Je aandacht verdelen kost tijd en energie

Elke keer als je van taak wisselt wordt je concentratie onderbroken. Het duurt gemiddeld twintig minuten voor je je concentratie weer terug hebt en je weer met je volle aandacht bij je taak bent. Je kunt je dus voorstellen hoeveel tijd en energie er verloren gaat als je gedurende je werkdag je aandacht over meerdere projecten tegelijk verdeeld.

Afronden maakt tijd vrij

De kunst van time management is dan ook je te focussen op één taak tegelijk en deze af te ronden alvorens je een nieuwe taak oppakt. ‘Afronden’ wil overigens niet zeggen dat je de taak helemaal af moet hebben. Zeker bij grotere projecten is dat vaak niet mogelijk. Wel betekent het dat je op een logisch punt stopt. Je hebt dan de belangrijkste taken gedaan en dingen doorgezet naar anderen die doorgezet kunnen worden. Ook heb je voor jezelf een plan gemaakt voor de dingen die nog moeten gebeuren (Wat? Hoe? Met wie? Wanneer?). Nu deze boot gelost is kun je door naar de volgende. Je teamleden kunnen verder waar jij gebleven bent en jij creëert rust en tijd voor jezelf.

Met deze strategy, Het Geheim van de Havenmeester, neemt de effectiviteit van jouw team en de organisatie toe. Tegelijkertijd ervaar je minder stress, meer rust en meer voldoening.

Wil je dit leren, en veel meer super effectieve time management vaardigheden, geef je dan nu op voor onze online cursus time management.

Geef een reactie