Open je inbox nu eens niet

  • Berichtcategorie:Prioriteiten

Begin jij de werkdag met het openen en afhandelen van je mail? En eindig je de werkdag gefrustreerd omdat je weer niet aan je meest belangrijke taken bent toegekomen? Weet dan dat er een verband bestaat tussen de manier waarop je je dag begint en het gevoel van voldoening waarmee je de dag afsluit. Ben jij de baas van je inbox?

Urgent of belangrijk?

Het checken van je mail lijkt een logische stap om je dag mee te beginnen. Je inbox is immers de plek waar urgente zaken binnenkomen. Dat is nu net het probleem. Urgent wil niet altijd zeggen belangrijk. En urgent voor de afzender, wil niet altijd zeggen, urgent voor jou.

“Urgent wordt vaak verward met belangrijk.”

Belangrijk zijn die activiteiten die centraal staan in je functie. Dit zijn de activiteiten waarmee je het verschil maakt voor je bedrijf. Vaak zijn belangrijke taken complex, in die zin dat ze om veel zelfsturing, focus en concentratie vragen. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van een nieuw product of het schrijven van een projectplan. Wanneer je urgente zaken voorrang geeft en continu wisselt tussen je taak en je inbox, heb je grote kans dat deze belangrijke taken blijven liggen. Dan ben je dus geen baas van je inbox.

Hoe doen anderen dat?

Veel mensen beginnen hun werkdag met het openen van hun inbox.  Er is echter een reden waarom de meest productieve mensen deze gewoonte hebben afgezworen. Zodra je je mail opent kom je in een reactieve modus en ontstaat de behoefte om de binnengekomen mails te beantwoorden en er op te reageren. 

Je denkt dat doe ik even, maar zaken duren altijd langer dan je denkt. Voor je het weet is er een hele ochtend voorbij zonder dat je aan je eigenlijke werk bent toegekomen. Je inbox is de prioriteitenlijst van anderen! Als je je inbox je dag laat bepalen gaat dit ten koste van je eigen effectiviteit.

Een plan van aanpak helpt

Het helpt als je voordat je je inbox opent een plan hebt voor de dag. ‘Wat zijn je drie belangrijkste prioriteiten?’ En: ‘Welke activiteiten maken deze dag tot een succes?’ Reserveer tijd in je agenda om aan deze taken te werken. Begin er het liefst zo snel mogelijk mee. Dit laatste is belangrijk want we beschikken maar over een beperkte hoeveelheid wilskracht. Gaandeweg raakt deze ‘wilskrachtbron’ steeds verder op.

Aan het begin van de werkdag heb je de meeste zelfbeheersing, focus en concentratie. Reserveer deze tijd voor taken die je volledige aandacht vragen. Wacht met het lezen en beantwoorden van mails tot de tijden dat je minder wilskracht hebt, bijvoorbeeld na de lunch, of, wanneer je er al een aantal uur geconcentreerd werk op hebt zitten.

Mijn klanten verwachten dat ik snel reageer

Natuurlijk hangt het af van je functie en takenpakket hoe vaak je je mail moet controleren. In de ene functie wordt er een meer klant- en servicegerichte houding van je verwacht dan in de andere functie. Echter, ook wanneer je een klantgerichte functie hebt zullen je klanten uiteindelijk blijer met je zijn als je responstijd iets langer is, en je output van betere kwaliteit. 

Er is zelden een taak die niet een paar uur kan wachten. Bovendien bestaat er voor echte spoedzaken altijd nog zoiets als de telefoon. Behalve wanneer het jouw persoonlijke missie is om anderen zoveel mogelijk te faciliteren, doe je er goed aan de inbox op gezette tijden te negeren. Word baas van je inbox.


Wil je dit leren en super effectief worden? Doe deze GRATIS mini-cursus time management om je dag goed te starten.